Projděte si náš spisový a skartační řád komerční spisovny

1.    Úvod. Provozní řád spisovny vychází ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. a vyhlášky č. 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Spisovna je účelové zařízení, které slouží k dlouhodobému ukládání dokumentůa a datových nosičů klientů, kteří chtějí přenechat péči o dokumenty a datové nosiče po dobu určenou skartační lhůtou. Vlastním úkolem spisovny je přejímání těchto dokumentů a datových nosičů, jejich evidence, ukládání, zapůjčování k nahlédnutí, vyřazení dokumentů a datových nosičů a provádění skartačního řízení ve spolupráci s příslušným Oblastním státním archivem.

2.    Poptávka/Nabídka. Spisovna na základě poptávky klienta nebo jím pověřené osoby vyhotoví individuální nabídku pro převzetí, evidenci, uložení, vyřazení a skartaci dokumentů a datových nosičů rozdělenou dle délky uložení dle původní evidence uvedené v poptávce klienta nebo jím pověřené osoby. Po potvrzení nabídky klientem na e-mail obchod@s19.cz vystaví spisovna zálohovou fakturu. Po řádné úhradě zálohové faktury zajistí Spisovna převzetí dokumentů dle čl. 3 a datových nosičů dle čl. 4. Při první nabídce Spisovna uzavře s klientem rámcovou smlouvu a převezme plnou moc pro jednání s příslušným Státním oblastním archivem a následně vystaví konečnou fakturu. V případě rozdílů mezi deklarovaným počtem šanonů v poptávce a skutečným počtem šanonů spisovna vyúčtuje tento rozdíl klientovi.     

3.    Přejímaní šanonů. Spisovna přejímá k uložení dokumenty pouze skartačního znaku „S“ na dobu určenou skartační lhůtou za cenu stanovenou v individuální nabídce. O předání dokumentů vyhotoví pověřený pracovník spisovny potvrzení o předání, který obsahuje přehledu druhů dokumentů obsažených v šanonech, počet šanonů a prohlášení klienta, že soubor dokumentů neobsahuje archiválie. Dokumenty jsou do spisovny předávány zásadně v původních obalech (pořadače, desky). Každá ukládací jednotka („šanon“) musí být označena štítkem s těmito údaji: (a) název klienta, (b) druh dokumentů obsažených v šanonu, (c) rok vzniku dokumentů nebo časový rozsah a (d) skartační znak se skartační lhůtou (např. S10). Spisovna nepřijímá šanony o velikosti překračující 290 x 320 x 100 mm. 

K předávaným dokumentům vyhotoví spisovna předávací protokol dle informací obsažených potvrzení o předání a na jednotlivých šanonech. Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny převzaty žádné dokumenty. Dokumenty se předávají řazené podle původní struktury uložení ve spisovně klienta, pokud existovala. Kontrolu evidence šanonů realizuje vedoucí spisovny při přejímání dokumentů, kdy provede kontrolu jejich kompletnosti podle potvrzení o předání a předávacího protokolu a prověří, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a označení odpovídá skutečnému obsahu. Pak podepíše předávací protokol. Jeden předávací protokol potvrdí klientovi, druhý je ponechán ve spisovně a kopii protokolu o předání dokumentů zašle spisovna neprodleně příslušnému Státnímu oblastnímu archivu.

4.    Přejímaní datových nosičů / dat. Spisovna přejímá k uložení datové nosiče pouze šifrovaná data a skartačního znaku „S“ na dobu určenou skartační lhůtou za cenu stanovenou v individuální nabídce. O předání datových nosičů vyhotoví pověřený pracovník spisovny potvrzení o předání, který obsahuje přehledu druhů dat obsažených na datových nosičích, objem a strukturu přijatých dat, pokud existuje a prohlášení klienta, že soubor dat neobsahuje archiválie. Datové nosiče jsou do spisovny předávány zásadně v původních obalech. 

Přenos dat z datového nosiče klienta a na datový nosič spisovny obvykle datová páska kapacity 16TB probíhá dle dohody s klientem. K předávaným datům vyhotoví spisovna předávací protokol potvrzení o předání, který obsahuje přehledu druhů dat obsažených na datových nosičích spisovny, objem a strukturu přijatých dat a prohlášení klienta, že soubor dat neobsahuje archiválie.  

Každá ukládací jednotka - datový nosič musí být označena štítkem s těmito údaji: (a) název klienta, (b) druh dat obsažených na datovém nosiči, (c) rok vzniku dat nebo časový rozsah a (d) skartační znak se skartační lhůtou (např. S10). Bez předávacího protokolu nesmí být do spisovny převzat žádný datový nosič. Datové nosiče se předávají řazené podle původní struktury uložení ve spisovně klienta, pokud existovala. Kontrolu evidence datových nosičů  realizuje vedoucí spisovny při přejímání dokumentů, kdy provede kontrolu jejich kompletnosti podle potvrzení o předání a předávacího protokolu a prověří, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a označení odpovídá skutečnému obsahu. Pak podepíše předávací protokol. Jeden předávací protokol potvrdí klientovi, druhý je ponechán ve spisovně a kopii protokolu o předání datových nosičů zašle spisovna neprodleně příslušnému Státnímu oblastnímu archivu.

5.    Evidence ukládací jednotky. Elektronické předávací protokoly jsou základní evidenční pomůckou ve spisovně. Pro snadnou orientaci jsou regály ve spisovně označeny čísly, případně písmeny a tyto údaje jsou doplňovány do elektronického předávacího protokolu. Z předávacích protokolů řazených chronologicky vzniká elektronická přírůstková kniha spisovny. Ukládací jednotky se ukládají do regálů a řadí podle systému řazení dle rozhodnutí spisovny.

6.    Uložení ukládacích jednotek. Za řádné a bezpečné uložení ukládacích jednotek odpovídá vedoucí spisovny. Provádí pravidelnou kontrolu prostor spisovny a fyzického stavu ukládacích jednotek, v případě potřeby zajišťuje spolu s vedením společnosti provedení nápravných opatření. Kontroluje řádná ukládání klíčů ke všem prostorám a úschovu klíčů náhradních. O kontrolách a provedených nápravných opatřeních se pořizují elektronické záznamy, které obsahují dále procento relativní vlhkosti vzduchu a teplotu v prostorách spisovny (teplota 16 – 18 °C, relativní vlhkost vzduchu 50 – 65 %). Vedoucí spisovny dbá o to, aby do ukládacích prostor měly přístup jen osoby oprávněné a osoby povolané z hlediska údržby spisovny a aby zabezpečovací zařízení a protipožární výzbroj byla udržována v řádném stavu. Vedoucí spisovny kontroluje, zda není překročena míra nosnosti v prostorách spisovny a zda uložení ukládacích jednotek odpovídá záznamům v předávacích protokolech. Spisovna musí být vybavena práškovými hasícími přístroji, a to jeden přístroj na 50 m2 plochy.

7.    Nahlížení. Nahlížet do ukládacích jednotek je možné pouze formou jejich řádného zapůjčení oprávněným osobám, přičemž minimální jednotka pro zapůjčení je jedna ukládací jednotka. Zapůjčení u datových nosičů probíhá výhradně formou přenosu dat z datového nosiče v spisovně na datový nosič oprávněné osoby. Mezi oprávněné osoby patří osoby řádně pověřené klientem, dále původci dokumentů a datových nosičů a jejich právním nástupci, státní orgány, které v souvislosti s plněním svých úkolů potřebují do dokumentů / datových nosičů  nahlédnout, státní orgány, kterou jsou podle zvláštních zákonů oprávněny nahlížet do dokumentů / datových nosičů.

8.    Zapůjčování. Zapůjčovat dokumentu / datový nosič mimo spisovnu je možno jen výjimečně v naléhavých případech a za podmínek zaručujících ochranu dokumentů / datové nosiče a na dobu předem stanovenou podle účelu nahlížení. Vedoucí spisovny zajistí, aby při předání ukládacích jednotek oprávněná osoba / vypůjčovatel písemně zavázala zabezpečit ochranu ukládacích jednotek před poškozením nebo ztrátou a dodržet určený termín vrácení ve formě protokolu o předání ukládacích jednotek po stanovenou dobu. Zapůjčení potvrdí vypůjčovatel svým podpisem do protokolu. Vypůjčovatel je povinen prokázat svou totožnost občanským průkazem nebo jiným průkazem totožnosti. Zapůjčení ukládacích jednotek ze spisovny je evidováno v elektronické knize zápůjček ze spisovny a na zápůjčních lístcích, které se založí na místo vypůjčené ukládací jednotky. Termíny vrácení zápůjček sleduje vedoucí spisovny. Po vrácení ukládací jednotky provede záznam v elektronické knize zápůjček a ukládací jednotku založí na původní místo. Vedoucí spisovny žádostem o pořízení výpisů, opisů a reprodukcí dokumentů může vyhovět pouze ve vztahu k oprávněným osobám dle čl. 7 a až po úhradě odměny dle ceníku spisovny.

9.    Skartační řízení. Skartačním řízení se rozumí souhrn pracovních úkonů prováděných při vyřazování ukládacích jednotek, u kterých uplynula skartační lhůta a při posuzování jejich trvalé hodnoty. Při skartačním řízení se při vyřazovaní ukládacích jednotek oddělují archiválie od dokumentů bezcenných. Hodnota dokumentů je vyjádřena skartačními znaky: A – (archiválie) označuje dokumenty / data  trvalé hodnoty, které jsou navrženy k trvalé úschově v archivu, V – (výběr) označuje dokumenty / data, u nichž nelze v době vzniku určit trvalou hodnotu a znamená, že dokumenty/data budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a podle výsledku navrženy buď k předání do archivu nebo ke zničení, S – (stoupa) označuje dokumenty / data bezvýznamné, které budou po uplynutí skartační lhůty navrženy ke zničení.

Skartační znaky a skartační lhůty pro jednotlivé druhy dokumentů / dat jsou uvedeny ve skartačním plánu stanoveném spisovnou. Skartační plán obsahuje seznam druhů dokumentů/dat vzniklých a vyřizovaných činností klienta s vedením skartačních znaků a skartačních lhůt. Skartační lhůta je doba udaná počtem let, po kterou dokument zůstává uložen ve spisovně. Počíná běžet od 1. ledna následujícího roku po datu vyřazení dokumentu / dat. Vyřazování dokumentů/dat se prování skartačním řízením za odborného dohledu Státního oblastního archivu. Bez skartačního řízení není možno žádné dokumenty / data ničit.

Předpokladem řádného průběhu skartačního řízení je všestranná péče o ukládací jednotky, přesná evidence, správné označení skartačními znaky a lhůtami a přehledné uložení ve spisovně. Spisovna přebírá do své péče zásadně písemnosti a datového nosiče s daty skartačního znaku S. Pokud jsou při skartačním řízení nalezeny dokumenty neznámého původu nebo archiválie, je nutno nález neprodleně oznámit Státnímu oblastnímu archivu, který rozhodne, jak s nimi naložit. Vedoucí spisovny ověří podle předávacího protokolu, u kterých předávaných dokumentů / dat uplynuly skartační lhůty a vyhotoví jejich předběžný seznam. Současně prověří, zda byly vráceny všechny zapůjčené ukládací jednotky s uplynulou skartační lhůtou, které mohou být navrženy k vyřazení. Podle předávacích seznamů a fyzickou kontrolou ukládacích jednotek zjistí, zda vyřazovaný soubor ukládacích jednotek neobsahuje archiválie. Jejich případný nález oznámí Státnímu oblastnímu archivu.

Vedoucí spisovny vypracuje dvojmo skartační návrh, kterým spisovna žádá příslušný Státní oblastní archiv o posouzení ukládacích jednotek. Ke skartačnímu návrhu je připojen seznam ukládacích jednotek uspořádaný podle organizačního členění organizace, která ukládací jednotky k uložení předala. V seznamu se u každé položky uvádí: (i) pořadové číslo, (ii) název klienta, (iii) druh, (iv) rok nebo časový rozsah, (v) množství , (vi)  případně u ukládacích jednotek skartačního znaku V musí být rozděleny na skupiny A a S. Vedoucí spisovny předloží skartační návrh k vyjádření a podpisu vedení společnosti. Takto vybavený skartační návrh s přiloženým seznamem se předkládá v jednom vyhotovení příslušnému Státnímu oblastnímu archivu. Jedno vyhotovení skartačního návrhu zůstává uloženo ve spisovně.

Státní oblastní archiv posoudí  ukládací jednotky  navržené k vyřazení nebo dle svého uvážení provede odbornou prohlídku přímo ve spisovně. O výsledku vydá skartační protokol. Do schválení skartačního řízení musí zůstat  ukládací jednotky  na svých místech a v původních obalech. Po obdržení skartačního povolení zajistí vedoucí spisovny: (a) předání  ukládacích jednotek  skupiny S k odborné ekologické likvidaci, (b) předání případných archiválií Státnímu oblastnímu archivu, (c) zaznamená vyřazení  ukládacích jednotek  v evidenčních pomůckách spisovny.  Za řádnou přípravu a provedení skartačního řízení odpovídá vedení společnosti, popřípadě jím pověřený pracovník.

V Praze dne 16.12.2021

                                                                                                                                                                                                Spisovna 19, s.r.o.